Pantallazo de excel

La pantalla principal de excel 2013 es un ambiente de trabajo diferente a la versión anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los menús desplegables, el panel de tareas y se transforma la forma de trabajo, concentrándose al uso del ratón y el manejo de iconos, en lo particular nos concentramos en la hoja de cálculo excel versión 2013 de la familia de microsoft office edición profesional, enseguida se muestra una imagen con los elementos principales de la ventana de excel 2013.

Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.

1.- Botón de control.

2.- Barra de herramientas de acceso rápido.

3.- Barra de título.

4.- Botón de ayuda.

5.- Botón de opciones de presentación de la cinta de opciones

6.- Botón de minimizar.

7.- Botón de restaurar.

8.- Botón de cerrar.

9.- Botón opción archivo.

10.- Barra de menús principal.

11.- Iniciar sesión

12.- Cinta de opciones.

13.- Cuadro de nombres.

14.- Barra de fórmulas.

15.- Botón de insertar función.

16.- Cuadro de contenido.

17.- Columnas.

18.- Filas.

19.- Celda activa.

20.- Barra de navegación de hojas.

21- Hoja activa.

22.- Indicador de hojas.

23.- Barra de desplazamiento horizontal.

24.- Barra de desplazamiento vertical.

25.- Barra de estado.

26.- Modos de presentación de la hoja de cálculo

27.- Zoom.

Descripción de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de cálculo electrónica excel 2013.

Botón de control.

Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación nos permite realizar una serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana, maximizar, minimizar, restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es muy útil cuando por alguna circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy bien y tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales activan el menú emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo realizar las funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos trabajando.

Barra de herramientas de acceso rápido.

Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de herramientas de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con las funciones más comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel, por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir, abrir, corregir ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra de herramientas de acceso rápido abajo de la cinta de opciones.

Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un clic en opciones de presentación de la cinta de opciones.

La barra de título.

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2I Humberto DB.xlsx, que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2 IVE.

La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar el movimiento de la ventana a través de la pantalla para ocupar una parte de ella, además de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicación o bien sin darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para terminar con las funciones de la barra de título tenemos que indicar que si damos dos clic sobre de ella puede maximizarse la ventana, previamente restaurada.

En la versión de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 podemos observar que la barra de titulo contiene también a la barra de herramientas de acceso rápido, así como, la ayuda, opciones de presentación de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y maximizar.

Botón de ayuda y opciones de presentación de la cinta de opciones

Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico, tenemos varios métodos para obtener ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica denominada excel 2013. Un método consiste en utilizar la barra de título, haciendo clic en el signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si tienes una conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.

En la versión de la hoja de cálculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de presentación de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la apariencia de las pestañas y comandos de la cinta de opciones.

Botón de minimizar, restaurar y cerrar.

Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento práctico de la aplicación, si no estamos acostumbrados al botón de control y a las teclas de atajo, podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el icono correspondiente:

Botón de minimizar.- nos permite reducir la aplicación a un estado activo sin que tome muchos recursos de la computadora, teniéndolo listo para cuando se desee ocuparlo de nuevo, se manda a la barra de tareas indicando que la aplicación esta trabajando minimizada. Botón de restaurar.- al dar clic en él, la ventana regresa a su estado previo, antes de ser maximizada, con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamaño, arrastrando los limites de la ventana por medio del ratón. Botón cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicación o herramienta de cómputo es necesario dar por terminado el trabajo con ella, razón por la cual, podemos dar un clic en este icono.

Opción archivo

La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy especiales e importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica, por ejemplo, tenemos la opción de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la aplicación, por ello, es importante observar que esta herramienta solamente se localiza en el botón de archivo, sin embargo, también podemos mandar a imprimir mediante las teclas de atajo control - p. Otra opción muy valiosa dentro del botón de office es la de guardar como, la cual nos permite almacenar la información en los diferentes formatos que tiene excel 2013, cabe observar que tiene la compatibilidad para guardar el archivo de la hoja de cálculo electrónica en las versiones de excel 97 - 2003, para ocuparlo en las aplicaciones predecesoras. Además mediante está opción se puede convertir el libro de trabajo de excel 2013 a una página web que pueda ser observada en la intenet, solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el cual contendrá todas las hojas de cálculo que contenga el libro de excel 2013 Es muy importante mencionar que si elegimos opciones del menú archivo podemos configurar la hoja de cálculo.

La barra de menús principal.

Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de cálculo electrónica llamada excel 2013, la podemos encontrar dentro del menú principal, entre sus diferentes opciones, las tres primeras que son inicio, insertar y diseño de página, son muy similares en las diferentes herramientas de la suite microsoft office edición profesional 2013, por ello es recomendable utilizar una sola familia de aplicaciones, porque el usuario se va acostumbrando al manejo del menú principal.

El menú principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de opciones. Al hacer clic en la cinta de opciones de Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en excel 2013, como son las gráficas e imágenes.

Cinta de opciones

El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso de cinta de opciones que son agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y son representadas por medio de iconos o representaciones gráficas. La cinta de opciones llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles, fuente, alineación, número, estilos, celdas, y modificar. Cada sección tiene varios iconos referentes al tema correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior derecha, y al dar un clic sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar características que no vienen en la cinta de opción representadas por un icono, con ello, abarcamos la totalidad de acciones que podemos realizar en excel 2013

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La cinta de opción llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las funciones más importantes tenemos las siguientes:

• Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.
• Copiar el texto u objeto marcado.
• Cortar el texto u objeto marcado.
• Tipo de letra.
• Tamaño de la letra.
• Negrita.
• Cursiva.
• Subrayado.
• Tamaño de letra
• Color de letra
• Relleno de fondo
• Bordes
• Alineación en la parte superior
• Alineación en medio
• Alineación en la parte inferior
• Alineación a la izquierda de la celda.
• Alineación al centro de la celda.
• Alineación a la derecha de la celda.
• Sangría.
• Orientación del texto.
• Ajustar texto.
• combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
• Estilo de moneda.
• Estilo porcentual.
• Estilo de millares.
• Aumenta el número de decimales.
• Disminuye el número de decimales.
• Estilos para las celdas u hojas de cálculo
• Formato para las celdas
• Formato para las hojas de cálculo electrónicas
• Autosuma de celdas adyacentes.
• Rellenar series
• Ordena de forma ascendente.
• Búsqueda de información.

La cinta de opción insertar

Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de cálculo electrónica de excel 2013, es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos mencionar que los gráficos, imágenes, tabla dinámica, cuadro de texto y símbolos son algunas de las funciones de esta cinta de opciones.

La cinta de opción datos

Entre las funciones más relevantes en esta cinta de opciones tenemos la ordenación ascendente y descendente, además de aplicar filtros o consultas personalizadas a la información de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013.

La barra de fórmulas.

Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario, porque en ella se refleja lo que se teclea en la celda activa, con el propósito de verificar su contenido o bien editarlo en cualquier momento, esta compuesta por los siguientes elementos:

Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de celdas.

Botón de cancelar.- Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa, podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de cancelar.

Botón de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella, podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono de aceptar.

Botón de insertar función.- Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de celdas.

Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va tecleando, pueden ser texto, números o bien fórmulas, cabe mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la fórmula.

Columnas de la hoja de cálculo.

Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras mayúsculas y empiezan con la letra A hasta la Z, continúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un total de 16384 columnas en cada una de las hojas de cálculo que constituyen a un libro de trabajo.

Filas de la hoja de cálculo.

Son las que se encuentran en sentido horizontal y existen 1048576 filas en una sola hoja de cálculo, se identifican por un número y empiezan con el valor de 1.

Celda activa.

A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o referencia se forma con la unión de la letra de la columna seguida por el número de la fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que la celda activa es la intersección de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la dirección de la celda activa que tiene el título de la hoja de cálculo y esta identificada con la dirección A2.

Barra de navegación de hojas de cálculo.

Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de cálculo que conforman el libro de trabajo creado en excel, tiene tres secciones que son las siguientes:

Iconos de navegación

Nos permiten dirigirnos fácilmente por las diferentes hojas de cálculo del libro de trabajo, es de gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de hojas de cálculo que no es posible verlas todas en la barra de navegación, podemos desplazarnos de una por una o bien ir hasta la última o la primera.

Hoja activa.- Es la hoja de cálculo en la cual nos encontramos trabajando, nos damos cuenta porque su nombre esta resaltado con respecto a las otras hojas de cálculo, solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.

Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de cálculo para identificarlas, inicialmente solamente aparece una, sin embargo, podemos ir agregando las hojas de cálculo que necesitemos, dando un clic en el icono del símbolo mas, podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un clic en ella o bien utilizando las teclas de atajo Ctrl + Avanzar página, o Ctrl + Retroceder página.

Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar el control de la barra arrastrándolo con el ratón en la dirección deseada, o hacer clic en la flecha correspondiente.

Barra de estado.

Es de gran utilidad, porque nos indica si la hoja de cálculo activa se encuentra lista para ingresar datos, o bien se encuentra en algún paso de un proceso, como lo es copiar o cortar, además nos indica el elemento requerido para continuar el procedimiento pendiente.

Modos de presentación de la hoja de cálculo

Existen tres formas de visualizar a una hoja de cálculo: vista normal, diseño de página y vista previa de salto de página, lo cual nos permite elaborar y diseñar nuestros datos para una excelente impresión.

Acercamiento (Zoom)

Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento (zoom), ubicado en la esquina inferior derecha, al momento de dar un clic sobre él, aparece el cuadro de diálogo que nos permite seleccionar el acercamiento idóneo para observar los datos de la hoja de cálculo electrónica que se está trabajando, además podemos personalizar el valor escribiendo el número en cuadro de datos en la opción correspondiente, como se muestra en la figura.